हम बताते हैं कि व्यवसाय की दुनिया में एक कार्य योजना क्या है, इसके कार्य और विशेषताएं। साथ ही एक्शन प्लान कैसे बनाएं।
एक कार्य योजना क्या है?
व्यापार जगत में, एक कार्य योजना या रणनीतिक योजना को एक प्रशासनिक या प्रबंधन उपकरण के रूप में जाना जाता है, जिसके माध्यम से a संगठन (या, कभी-कभी, कोई व्यक्ति) अपनी उपलब्धि की दिशा में सर्वोत्तम मार्ग का चार्ट बनाता है उद्देश्यों. ये विभिन्न स्तरों पर पूर्ण और विस्तृत योजनाएँ हैं, जिनमें विशिष्ट उद्देश्य निर्धारित किए जाते हैं, उनकी पूर्ति के लिए आवश्यक संसाधन और अंत में उन्हें साकार करने के लिए आवश्यक गतिविधियाँ।
एक कार्य योजना को समझने का सबसे अच्छा तरीका एक रोडमैप है, जो है, a आरेख कैसे पहुंचे लक्ष्य प्रस्ताव: जिस तरह किसी गंतव्य तक पहुंचने के लिए कई रास्ते हैं, उसी तरह संगठन के उद्देश्यों को पूरा करने के लिए अलग-अलग रास्ते चुनना भी संभव है।
इस प्रकार के औजारों का महत्व यह है कि वे प्रयासों को व्यवस्थित करते हैं और पर्याप्त योजना बनाने की अनुमति देते हैं, जिससे त्रुटि के मार्जिन और ऊर्जा और संसाधनों की संभावित बर्बादी कम हो जाती है।इसके अलावा, ये योजनाएँ एक बड़ी समस्या को छोटे और प्राप्त करने योग्य लक्ष्यों में विभाजित करने, अनजाने में वैश्विक लक्ष्य की ओर बढ़ने और पक्षाघात से बचने के आधार का अनुपालन करती हैं।
एक कार्य योजना की विशेषताएं
कार्य योजनाओं के होने का कोई एक तरीका नहीं है, क्योंकि वे आमतौर पर प्रत्येक संगठन की स्थिति और जरूरतों के अनुकूल होते हैं। हालाँकि, बहुत सामान्य शब्दों में, किसी भी कार्य योजना की विशेषता होती है:
- परिभाषित उद्देश्यों के आधार पर, यह की ओर एक संभावित मार्ग (या कई) प्रस्तावित करता है सफलता (दीर्घावधि), इसे छोटी इकाइयों में तोड़ना और लघु और मध्यम अवधि में प्राप्त करना।
- उद्देश्य को प्राप्त करने के लिए आवश्यक कार्यों के विवरण के संदर्भ में इसका उच्च स्तर का विवरण होना चाहिए: आवश्यक संसाधन, अनुमानित समय, प्राथमिकता वाले कार्य आदि।
- यह विशिष्ट है, जहां तक यह किसी दी गई स्थिति पर प्रतिक्रिया करता है; अगर वास्तविक तस्वीर कुछ हद तक बदल जाती है, तो कार्य योजना को भी बदलना होगा। अन्यथा, आप कामचलाऊ व्यवस्था और अप्रत्याशित घटनाओं के क्षेत्र में होंगे।
- यह आमतौर पर ग्राफिक या दृश्य अभ्यावेदन के साथ होता है, जैसे कि फ़्लोचार्ट, योजनाओं, संगठनात्मक चार्ट, आदि।
एक्शन प्लान कैसे बनाएं?
जबकि एक कार्य योजना विकसित करने का कोई एक तरीका नहीं है, इसे छह मुख्य चरणों में विभाजित करना संभव है जो कार्य योजना को सफल बनाने के लिए पूरा किया जाना चाहिए। और ये हैं:
- सही ढंग से परिभाषित करें उद्देश्यों. कहावत है कि हवा कभी भी उनके पक्ष में नहीं चलती जो अपने भाग्य को नहीं जानते। इसका मतलब यह है कि अगर हम नहीं जानते कि हम क्या हासिल करना चाहते हैं, तो वास्तव में सफलता हासिल करना असंभव होगा। ताकि किसी भी कार्य योजना का प्रारंभिक बिंदु हमेशा दीर्घ, मध्यम और अल्पावधि में प्राप्त करने योग्य, ठोस और विशिष्ट लक्ष्य निर्धारित करना हो।
- उठाएँ और चुनें रणनीतियाँ. एक ही लक्ष्य की ओर कई संभावित रास्ते हैं, और जो हमारी आवश्यकताओं, हमारी लय और हमारे संसाधनों के लिए सबसे उपयुक्त है, उसे चुनने के लिए, हमें पहले सभी संभावित रास्तों पर विचार करना चाहिए। एक बार गिनती हो जाने के बाद, हम उन लोगों को धीरे-धीरे त्याग सकते हैं जो उपयोगी नहीं हैं या जो संभव नहीं हैं, जब तक कि हमें अपनी सबसे उपयुक्त रणनीति नहीं मिल जाती।
- कार्यों को परिभाषित करें और उन्हें रैंक करें। एक रणनीति एक संभावित मार्ग से अधिक कुछ नहीं है, अर्थात्, सार में उल्लिखित पथ है, और जब व्यवहार में लाया जाता है तो इसके परिणामस्वरूप विशिष्ट कार्यों का एक सेट होता है। ये कार्य लापता संसाधनों को प्राप्त करने, उन्हें व्यवस्थित करने और उनका उपयोग करने से लेकर संशोधन या नियंत्रण के लिए आवश्यक हैं निर्णय लेना. यह परिभाषित करना महत्वपूर्ण होगा कि रणनीति का पालन करने के लिए आवश्यक कार्य क्या हैं और फिर उन्हें अत्यावश्यक, महत्वपूर्ण और सामान्य के रूप में रैंक करें।
- गैंट चार्ट बनाएं। "गैंट चार्ट" के रूप में भी जाना जाता है, यह टूल आपको प्रत्येक कार्य के प्रारंभ और समाप्ति समय के साथ-साथ इसकी समीक्षा के लिए आवश्यक समय अवधि को परिभाषित करने में मदद करेगा। आखिरकार, किसी भी कार्य को अनिश्चित काल के लिए टाला नहीं जा सकता।
- नियुक्त करना नेताओं और जिम्मेदार। प्रत्येक संगठन का तात्पर्य है a पदानुक्रम, अर्थात्, प्रबंधकों की एक श्रृंखला जिसे समन्वय करना चाहिए और प्रत्येक कार्य को आगे बढ़ाना चाहिए। यह अधिकारियों को नियुक्त करने के बारे में नहीं है, जितना कि प्राधिकरण को सौंपना है ताकि कोई "अड़चनें" न हों जो निर्णय लेने को धीमा कर दें।
- योजना को क्रियान्वित करें। किसी भी योजना का अंतिम अध्याय, निश्चित रूप से, काम करना है। इसका तात्पर्य न केवल योजना में जो स्थापित किया गया है उसका अनुपालन करना है, बल्कि नियंत्रण और पर्यवेक्षण की गतिशीलता के माध्यम से समीक्षा करना भी है कि डिज़ाइन की गई योजना सही है, और यदि ऐसा नहीं है, तो इसे समय पर ठीक करने में सक्षम होना।