हम बताते हैं कि प्रशासन में एक प्रणाली क्या है, इसके कार्य क्या हैं, उनकी रचना कैसे की जाती है और इसके प्रकार क्या हैं।
प्रशासन में एक प्रणाली क्या है?
में एक प्रणाली प्रबंध के एक सेट के होते हैं प्रक्रियाओं पूर्व-स्थापित लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए संगठन के सदस्यों द्वारा किया जाना चाहिए।
इन प्रणालियों में, उन्हें प्रत्येक प्रशासनिक इकाई को शामिल करना चाहिए और यह निर्दिष्ट करना चाहिए कि प्रत्येक कर्मचारी की भूमिका क्या है और बिक्री और उत्पादन के एक निश्चित स्तर को प्राप्त करने के लिए उनके कार्य क्या हैं जो कंपनी के लिए अधिक लाभ में अनुवाद करते हैं। व्यापार.
यह के संचालन की सुविधा प्रदान करता है संगठन, प्रत्येक कर्मचारी के प्रदर्शन को नियंत्रित करने और बाहर ले जाने की अनुमति देता है आडिट.
हाल के वर्षों में, संगठनों ने की विशेषज्ञता का विकल्प चुना है कर्मी, का असाइनमेंट कर सकते हैं पदानुक्रम और श्रम विभाजन के भीतर व्याप्त स्तरों के अनुसार। यह सब सुविधा देता है और गति देता है निर्णय लेना संगठन के उद्देश्यों और लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए।
निर्णय लेते समय, कर्मचारी उस जानकारी पर निर्भर करता है जो प्रबंधन प्रणाली में परिलक्षित होती है।
सिस्टम तीन बातों का ध्यान रखता है:
- परिचालन कार्यों का समर्थन करें।
- संकलित करें और स्टोर करें आंकड़े.
- जानकारी उत्पन्न करें।
सिस्टम निम्नलिखित तत्वों से बने होते हैं:
- वह तत्व जो सिस्टम को संचालित करने के लिए सामग्री प्रदान करता है।
- जिस उद्देश्य के लिए सिस्टम बनाया गया था।
- परिवर्तन उत्पन्न करने वाली घटना: इनपुट को आउटपुट में परिवर्तित करना।
- प्रतिपुष्टि. यह पहले से स्थापित मानदंडों के एक सेट के खिलाफ आउटपुट की तुलना करता है और परिणामों को नियंत्रित करने के लिए इन मानदंडों पर निर्भर करता है।
- वह संदर्भ जिसमें सिस्टम स्थित है। वातावरण लगातार सिस्टम के साथ इंटरैक्ट करता है।
प्रबंधन प्रणालियों के प्रकार
कंपनियों के भीतर, निम्न प्रकार की प्रबंधन प्रणाली पाई जा सकती है:
- प्रक्रिया नियंत्रण व्यापार. सिस्टम जो व्यावसायिक प्रक्रियाओं को नियंत्रित करते हैं और भौतिक और औद्योगिक प्रक्रियाओं को संबोधित करते हैं।
- लेनदेन प्रक्रिया। कम्प्यूटरीकृत प्रणालियाँ जो संगठनात्मक पदानुक्रम के बुनियादी स्तरों (परिचालन स्तर पर) में उपयोग की जाती हैं। संगठन के संचालन को सक्षम करने वाले दैनिक लेनदेन उनमें दर्ज किए जाते हैं।
- में समर्थन निर्णय लेना. कंप्यूटर-आधारित प्रणालियाँ जिनका उपयोग एक या अधिक विशिष्ट प्रबंधकों द्वारा किया जाएगा। पूर्व सूचना प्रणाली कम्प्यूटरीकृत एक समस्या के आसपास निर्णय लेने के समर्थन के रूप में कार्य करता है जिसे हल किया जाना चाहिए।
- की जानकारी प्रबंध. ये सिस्टम विभिन्न स्रोतों से जानकारी एकत्र करते हैं और फिर इसे सांख्यिकी, रिपोर्ट या किसी अन्य उपयोगी प्रारूप में संसाधित करते हैं। इस जानकारी का उपयोग पर्यवेक्षकों और प्रबंधकों द्वारा किया जाता है: कच्चा माल कंपनी के प्रबंधन से संबंधित निर्णय लेने के लिए।
- व्यापार सहयोग। ये प्रणालियाँ सबसे अधिक उपयोग की जाने वाली प्रणालियों में से हैं और संगठन के निदेशकों को नियंत्रित करने में मदद करती हैं सूचना प्रवाह घर के अंदर. इनमें मल्टीमीडिया सिस्टम, फ़ाइल स्थानांतरण या शामिल हैं ईमेल.
- कार्यकारी जानकारी। वे सिस्टम हैं जो वरिष्ठ प्रबंधकों को निर्णय लेने के लिए बाहरी और आंतरिक जानकारी प्रदान करते हैं। वे ग्राफिक रूप में जानकारी तक पहुंचने और प्रस्तुत करने में आसान और त्वरित हैं। वे सामान्य जानकारी प्रदान करते हैं जो संपूर्ण रूप से ऑपरेशन को सरल तरीके से रेखांकन करते हैं।
उनकी प्रकृति के आधार पर, सिस्टम हो सकते हैं:
- खुला हुआ। पर्यावरण के साथ तत्वों और सूचनाओं का आदान-प्रदान होता है, और बाहरी प्रभाव परिणामों, व्यवहारों और गतिविधियों को संशोधित करता है। उदाहरण के लिए, एक कंपनी।
- बंद किया हुआ किसी भी जानकारी या तत्वों का आदान-प्रदान नहीं किया जाता है वातावरण: वे किसी भी प्रकार के प्रभाव के खिलाफ बंद प्रणाली हैं। उदाहरण के लिए, मशीनरी।
अन्य प्रकार की प्रणालियाँ निम्नलिखित हैं:
- सार वे सामान्य अवधारणाओं, संख्याओं, दार्शनिक सिद्धांतों, परिकल्पना, विचार, योजनाएँ या भाषाएँ। क्या वह है "सॉफ्टवेयर”.
- ठोस वे उपकरण या मशीनरी जैसे मूर्त तत्वों से बने होते हैं। क्या वह है "हार्डवेयर”.
- प्रचालनात्मक। वे सूचना को संसाधित करने (जो आमतौर पर दोहराए जाते हैं) और रिपोर्ट तैयार करने के लिए समर्पित हैं।
- जानकारीपूर्ण। वे डेटा के भंडारण और प्रसंस्करण के लिए जिम्मेदार हैं और संगठन के लक्ष्यों और उद्देश्यों के अनुरूप निर्णय लेने के लिए उपयोग किए जाते हैं।
- निदेशक। यह उस डेटा पर काम करता है जिसे पहले चयनित या रूपांतरित नहीं किया गया था।
प्रबंधन प्रणालियों का सामान्य सिद्धांत
सामान्य प्रणाली सिद्धांत 1950 और 1960 के दशक में प्रकाशित लुडविंग वॉन बर्टलान्फ़ी (जर्मन जीवविज्ञानी) के लेखन से लिया गया है। इस सिद्धांत का उद्देश्य बाधाओं को हल करना या व्यावहारिक समाधान प्रदान करना नहीं है। हालाँकि, इसे जानने से मदद मिलती है विश्लेषण किसी संगठन के भीतर निर्णय लेते समय संदर्भ।
यह वर्तमान मानता है कि प्रत्येक प्रणाली के गुणों का अध्ययन अलग-अलग तत्वों के रूप में नहीं किया जा सकता है, लेकिन संयुक्त रूप से संपर्क किया जाना चाहिए।
सिस्टम सिद्धांत की कुछ विशेषताएं इस प्रकार हैं:
- व्यवस्थित दृश्य। प्रत्येक संगठन को एक प्रणाली के रूप में माना जाता है जिसमें पाँच भाग होते हैं: इनपुट, आउटपुट, प्रक्रिया, पर्यावरण और प्रतिक्रिया।
- बहुआयामी। प्रत्येक कंपनी को मैक्रोस्कोपिक और सूक्ष्म दृष्टिकोण से संपर्क किया जाता है। पहले इसे अपने देश के संबंध में संबोधित करते हैं या समुदाय और दूसरा इसकी आंतरिक इकाइयों पर विचार करता है।
- गतिशीलता। कंपनी के भीतर होने वाली बातचीत को एक गतिशील प्रक्रिया माना जाता है।
- अनुकूलनशीलता। विचार करें कि संगठन अनुकूली प्रणाली हैं। यदि वे उस गुण का उपयोग नहीं करते हैं, तो वे संदर्भ के संशोधनों से नहीं बचेंगे।
- वर्णनात्मक इसका उद्देश्य संगठन और उसके प्रशासन के गुणों को चिह्नित करना है। प्लाज्मा लक्ष्य यू तरीकों और संगठनों की घटनाओं का वर्णन करता है।
- बहु-कारण। यह मानता है कि एक घटना विभिन्न अन्योन्याश्रित और संबंधित कारकों का परिणाम हो सकती है।
- संभाव्य. वह मानते हैं कि चर उनका विश्लेषण अनुमानतः किया जा सकता है, निश्चितताओं के आधार पर नहीं।